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Étude de cas

Comment Villeurbanne a fait de son intranet un outil collaboratif personnalisable et mobile ? ENGAGEMENT COLLABORATEURS

Forte de plus de 1 000 agents, la Ville de Villeurbanne souhaite repenser son intranet. Objectif : le faire évoluer d'un support d’information descendant à un outil collaboratif, en encourageant la contribution de chacun.

Dans ce contexte, comment parvenir à créer un intranet qui facilite le travail de collaborateurs souvent nomades tout en renforçant leur sentiment d’appartenance à la ville ?

Enjeux

N01
Repenser

la fonction de l'intranet, pour en faire un outil utile et collaboratif

N02
Faciliter

le travail des agents et la recherche documentaire, notamment sur mobile

N03
Impliquer

l’ensemble des directions et des agents de la Ville

N04
Encourager

l’émergence de communautés internes et les contributions individuelles

Notre solution

Nous proposons un nouvel intranet intuitif, personnalisable et mobile, avec une arborescence optimisée pour faciliter le travail au quotidien des agents de la Ville. Nous favorisons l’autonomie des contributeurs avec des gabarits éditoriaux simples à utiliser et conçus pour s’adapter à une grande variété de contenus. 

Dispositif

REFONTE DE L’ARBORESCENCE

Nous proposons une nouvelle architecture de l'information suite aux ateliers utilisateurs et à l'analyse des contenus existants. Notre objectif : concevoir une arborescence moins profonde et plus intuitive, pour améliorer l’expérience de l’intranaute et faciliter la recherche documentaire. En parallèle, nous participons à la conception éditoriale des fonctionnalités avancées, comme la docuthèque et le moteur de recherche interne.

CONCEPTION DES GABARITS ÉDITORIAUX

Nous définissons et structurons les principaux gabarits éditoriaux de l’intranet (storyboards puis créa) : pages de contenu, dossiers, pages de présentation des directions, actualités... Conçus pour s’adapter à une grande variété de contenus, ces gabarits sont calibrés/codifiés et partagés avec les différents émetteurs de contenus de la Ville, qui peuvent les utiliser seuls, tout en garantissant l’homogénéité du site.

Activation

RÉDACTION & REWRITING

Les contenus de l’intranet étant majoritairement obsolètes, nous lançons un vaste chantier d’audit des contenus et de production de nouvelles pages. Au total, nous produisons et nous harmonisons plusieurs centaines de nouveaux contenus : présentation de directions, rôle et missions de la Ville, grandes démarches, actualités... 

GUIDE DU CONTRIBUTEUR

En vue de faciliter et d’harmoniser leur travail, nous concevons un guide à destination des contributeurs de l’intranet, avec :

  • Charte éditoriale de l’intranet
  • Mode d’emploi des gabarits éditoriaux
  • Bonnes pratiques de l’écriture web
  • Conventions d’écriture

Enfin, nous formons une partie des agents à l'écriture web.

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