Le pouvoir des position papers dans l'employee advocacy


Par Nicolas Rolland, Directeur du pôle Stratégies (Ultramedia)

Dans un paysage professionnel où l'authenticité et la crédibilité sont des atouts précieux, l'employee advocacy émerge comme une stratégie de communication incontournable. 

Mais pour que les messages de vos collaborateurs résonnent avec force, encore faut-il les doter d’outils pour soutenir leur propos par des arguments solides et des informations précises. 
C’est tout l’objet des position papers. En garantissant la cohérence des prises de parole à l’extérieur, ils contribuent aussi à la cohésion et l’engagement des équipes en interne 

Position papers, leviers de cohérence et de cohésion

Clarté et cohérence
Un position paper bien rédigé fournit une vue d'ensemble claire sur un sujet spécifique, ce qui aide les collaborateurs à comprendre les objectifs, les enjeux et la position de l'entreprise. Cela réduit les malentendus et assure que tout le monde s’exprime de façon cohérente.

Communication stratégique
Ces documents permettent de communiquer les priorités stratégiques de l'entreprise de manière structurée. En explicitant les raisons derrière certaines décisions et orientations, ils aident les employés à voir le « pourquoi » et le « comment » des initiatives, ce qui contribue à leur adhésion et leur motivation.

Formation et sensibilisation
Les position papers servent d'outils pédagogiques pour former les collaborateurs sur des sujets complexes ou nouveaux. Ils offrent des informations détaillées qui peuvent être utilisées pour des sessions de formation internes ou des discussions en équipe.

Engagement et participation
En partageant des position papers, l'entreprise invite implicitement ses collaborateurs à s'approprier les sujets présentés. Cela encourage la réflexion critique, les suggestions constructives et un engagement plus profond dans la mise en œuvre des stratégies. Les employés se sentent plus valorisés et impliqués lorsqu'ils comprennent les raisons et les objectifs des initiatives de leur entreprise.

Alignement et cohésion
Ces documents aident à aligner les différentes équipes et départements autour des mêmes objectifs et messages. En assurant que tous les collaborateurs ont accès aux mêmes informations, l'entreprise favorise une cohésion interne et une unité de direction qui sont essentielles pour atteindre les objectifs fixés.

Base de référence
Les position papers peuvent enfin servir de référence continue pour les projets en cours ou futurs. Les collaborateurs peuvent s'y référer pour vérifier qu'ils restent alignés avec les positions et les stratégies de l'entreprise, ce qui est particulièrement utile dans un environnement en constante évolution.

Un accompagnement en quatre étapes

Chez Ultramedia, nous accompagnons régulièrement nos clients dans la rédaction et la mise à jour de leur position paper. Avec une méthodologie bien rodée.  

1. Comprendre  vos objectifs et enjeux

Pour rédiger un position paper pertinent, il s’agit d'abord bien comprendre les objectifs stratégiques du client, les enjeux spécifiques du secteur, et le public cible. Pour y parvenir, rien de telle qu’une petite immersion ! 

- Des entretiens avec les parties prenantes pour recueillir des informations détaillées.
- Une analyse des documents internes existants et des recherches sur le secteur.
- Une identification des défis, opportunités et messages clés que le position paper doit aborder.

2. Collecter les arguments

Nous menons ensuite des recherches approfondies pour collecter des données et des arguments solides qui soutiendront la position du client. Cela implique :

- La consultation de sources fiables et variées (études de marché, articles scientifiques, rapports industriels).
- L'analyse des tendances actuelles et des prévisions futures pertinentes pour le sujet traité.
- L'évaluation des positions des concurrents et des réglementations en vigueur.

3. Mobiliser notre expertise éditoriale  

Pour maximiser l’impact d’un position paper, nos directeurs éditoriaux s’attachent à respecter une rédaction claire et structurée. 

Cela inclut notamment :
- Une introduction captivante qui définit le contexte et l'objectif du document.
- Un développement détaillé qui présente les arguments principaux soutenus par des données et des exemples concrets.
- Une conclusion forte qui résume les points clés et appelle à l'action ou à la réflexion.

4. Mettre à jour régulièrement

Parce que la pertinence d’un position paper passe par son actualisation  régulière, nous mettons en place un processus de mise à jour qui inclut :

- Un suivi continu des évolutions du secteur et des nouvelles informations pertinentes.
- Une révision périodique du contenu avec vous pour intégrer les changements stratégiques ou contextuels.
- L'ajustement du position paper en fonction des retours d'expérience et des nouvelles données disponibles.

Vous l’aurez compris, sanctuariser votre positionnement sur des sujets clés via des position papers est un atout précieux pour la communication interne comme externe de votre entreprise. Dans une démarche d’employee advocacy, ils contribueront à faire de vos collaborateurs des ambassadeurs authentiques et convaincants de l'entreprise.